Productividad en ventas. Planificación, gestión de tareas y objetivos.

Uno de los hábitos  sobre los que se asienta una buena productividad es la planificación, planificar tus tareas y actividades impactará notablemente en tu productividad y cambiará tu vida. 

Los grandes gurús de la productividad sostienen que cada minuto que dedicamos a planificar ahorra unos 10 minutos de ejecución, por lo que si dedicamos 1 hora a nuestra planificación semanal estaremos ahorrando unas 10 horas de ejecución que podemos emplear en otras actividades que generen valor en nuestros clientes.  

«Cada minuto de planificación ahorra 10 minutos de ejecución»

Planificación de actividades

Personalmente dedico los últimos días de cada mes a planificar el siguiente, suelo dejar 3 días sin asignar actividades para imprevistos. Estos días sin planificación los aprovecho para recuperar visitas a clientes que no pude realizar por estar ausentes el día que los fuí a visitar, reuniones de última hora con mi equipo, asistencia a congresos, etc.  

Mi planificación mensual y semanal es dinámica, la voy cambiando para adaptarla a las necesidades del negocio. Los lunes a primera hora suelo definir las prioridades de esa semana y si es necesario, modifico las actividades previstas asignándoles un nuevo día para realizarlas. 

La herramienta que utilizo para planificar mis eventos es Google calendar debido a la sencillez a la hora de crear nuevos eventos y tareas, así como la facilidad de cambiarlas de fecha simplemente arrastrándolas de un día a otro.

También me parece muy util la posibilidad de mover nuestras tareas pendientes de Google Tasks (que se mostrará a la derecha del calendario) al día que tengamos previsto llevarlas a cabo.

Una vez hemos establecido nuestra planificación es la hora de empezar a establecer nuestros objetivos y priorizar nuestra tareas. 

Cómo establecer objetivos

Los objetivos que nos fijemos deben de ser SMART que son las abreviaturas de especificos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales 

Os recomiendo siempre anotar vuestros objetivos en un lugar visible, como puede ser en un post-it en vuestro espejo del baño, en la nevera, como imagen de fondo en vuestros dispositivos , etc.

Se calcula que tenemos una medía de unos 60.0000 pensamientos al dia de los cuales el 80% son negativos. Al anotar nuestros objetivos y fijarlos en un lugar visible le estamos deciendo a nuestra mente que mantenga el foco en los objetivos que hemos definido en lugar de los pensamientos tóxicos. 

En los últimos años estamos viendo como grandes compañías como Intel, Google, Netflix, Youtube ,etc han cambiado un modelo de productividad basado en horas trabajadas, a favor de métodos basados en el cumplimiento de objetivos individuales y departamentales.

Uno de los sistemas que han adoptado estas grandes organizaciones para la fijación de objetivos es el modelo OKR, que son las abreviaturas de objectives key results.

El modelo OKR Consta de un Objetivo, que define una meta a alcanzar, y hasta 5 Resultados Clave, que miden el progreso. Se recomienda tener entre 3 y 5 Objetivos por cada ciclo, que normalmente es de tres meses, y no más de 4 resultados Clave que te permitirán medir si estás alcanzando los objetivos.

Imaginaros que nos fijamos un objetivo OKR de subir la venta de un fármaco para la diabetes un 10% en un trimestre, podríamos establecer como resultados clave para alcanzar este objetivo subir la media de 12 a 15 visitas al día, empezar a visitar la especialidad de Nefrología y aumentar la cadencia de visita de nuestros 50 clientes más importantes.

Os recomiendo establecer objetivos no solo en el plano laboral, también os puede ayudar a mejorar vuestra vida fijarlos en el plano personal, un ejemplo puede ser marcaros objetivos de salud como hacer deporte x dias a la semana y perder x kilos de peso, objetivos personales como podría ser mejorar la relación con nuestros hijos llevándolos a sus entrenamientos de futbol x días a la semana y financieros como ahorrar x euros al mes. 

Gestión de Tareas pendientes

Como consejo os recomiendo antes de empezar vuestra jornada laboral, dedicar 15 minutos a fijar la 5 TMI o tareas más importantes que deben de ser finalizadas antes de que finalice el día. 

 Os recomiendo siempre empezar por la tarea más difícil a primera hora del día, ya que es cuando más energía tenemos.

Para facilitar la consecución de las tareas complejo siempre las divido en subtareas como si fuesen independientes cada una de ellas y os recomiendo nunca empezar una nueva tarea hasta que haya finalizado una TMI. 

Una vez identificadas las tareas clave es el momento de priorizarlas, para ello utilizo la Matriz de Einsenhower que clasifica las tareas pendientes según su nivel de importancia y de urgencia, se divide en 4 cuadrantes: 

 
 
En el primer cuadrante estarían tareas importantes y urgentes, estas son las tareas para «hacer primero», que son esenciales y deben abordarse lo antes posible. Normalmente, son las solicitudes de último minuto que surgen debido a situaciones imprevistas. Por lo general, las tareas como estas deben completarse inmediatamente o en el mismo día. 
 
En el segundo cuadrante encontramos tareas importantes pero no urgentes , estas son las tareas o los objetivos de largo plazo que son importantes, pero que no tienen un plazo particularmente firme, por lo que los puedes programar para completarlos más adelante. 
 
Las tareas menos importantes pero urgentes las encontramos en el tercer cuadrante (tareas para delegar a otra persona) estas tareas deben completarse inmediatamente, pero quizás no sean tan importantes para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse. 
 
Finalmente encontramos las tareas no urgentes y menos importantes, estas tareas son una distracción y deben evitarse si es posible. En muchos casos, simplemente puedes ignorar o cancelar estos tipos de tareas 

Para gestionar mis tareas pendientes uso dos aplicaciones GTD de Google que se integran con Calendar como son Keep y Tasks que está integrada en vuestro calendario Gmail, en esta segunda tenéis la opción de crear listas personalizadas de vuestras tareas pendientes, en mi caso tengo varias listas que incluyen mis objetivos profesionales y personales. 

Como aplicación colaborativa para gestionar y asignar las tareas dentro de un equipo de trabajo os recomiendo Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas.